2　文書は、正確かつ迅速に取扱い、事務が円滑適正に行われるように処理されなければならない。

2　文書の汚損が甚だしいときは、適宜の方法により補修し、常に文書の内容が明らかとなる状態にしておかなければならない。

3　文書は、行政情報の公開に伴い、住民の利用に役立つように適切に管理しておかなければならない。

2　未処理文書は、懸案フォルダーに整理し、常に所在を明らかにしなければならない。

2　前項に規定する文書の番号は、毎年1月から起番し、同一事案の照復には完結に至るまで同一の番号を用いなければならない。ただし、軽易なものについては号外をもって処理することができる。

3　同一事案の文書は、同一の番号を用いるものとする。

2　文書主管課長は、本町における文書事務に関し必要な調査を行い、文書事務の処理に関する指導及び改善に努めなければならない。

2　文書取扱主任は、各課の課長をもって充てる。

3　文書取扱主任は、ファイリングマネージャーを指揮監督し、文書の整理及び保管の状況を常に把握し、課の文書事務の適正な管理及び運営に努めなければならない。

4　文書取扱主任は、次に掲げる事務を処理する。

2　ファイリングマネージャーは、文書取扱主任の指示を受け、前条第4項第5号に規定するファイリングシステムの維持管理全般に係る事務を整理する。

2　ファイリングクラークは、担当係長をもって充てる。

3　ファイリングクラークは、ファイリングマネージャーの指示を受け、第10条第4項第5号に規定する事務を処理する。

2　郵便料金の未納又は不足の文書が到達したときは、文書主管課長が必要と認めるものに限り、必要な料金を納付して、これを収受する。

3　受取人がないためその他の理由により返送された文書を収受したときは、主務課の文書取扱主任に返付しなければならない。

4　勤務時間外に到達した文書は、警備員室において収受し、文書主管課に引き継がなければならない。

5　電話又は口頭により受けた重要な事項は、その要領を記録するものとする。

2　文書主管課は、LGWAN文書を受信した場合は、次に掲げるところにより処理する。

2　文書取扱主任は、自ら処理するもののほか、必要ある場合は処理意見を付して担当係長に配布しなければならない。

3　重要又は異例に属する文書は、直ちに上司の閲覧に供し、その指示を受けなければならない。

4　処理の手続を必要としない文書は、閲覧に供するものとする。

5　文書取扱主任は、常に文書の処理状況の把握に努め、処理期限の到来した文書で未処理のものについては、急いで完結するよう指示しなければならない。

6　文書取扱主任は、配布を受けた文書で当該課の主管でないと思われるものは、速やかに、文書主管課に返付しなければならない。

2　文書取扱主任は、前項の規定により受信したLGWAN文書を、第15条第2項第1号及び第2号に規定するところにより処理し、速やかに紙に出力する。

3　前項により出力したLGWAN文書に電子署名が行われていた場合、文書取扱主任は出力した紙に朱書きで「電子署名検証済」と記入のうえ、証明印を押印する。

4　第1項の規定により受信したLGWAN文書が他の所属あての場合は、第15条第2項第1号及び第2号の規定により処理するとともに、速やかに紙に出力し、当該文書に係る事務を所掌する主務課の文書取扱主任に配布する。

2　電子文書の受信確認は、随時行わなければならない。

2　文書取扱主任は、重要又は異例の文書については、速やかに上司の閲覧に供し、その処理について指示を受けなければならない。

3　事案の処理を命じられた者は、速やかに事案を処理しなければならない。この場合、起案等の処理に日時を要する事案については、起案までの間は懸案フォルダーに保管し、処理を要しない文書については、速やかに供覧、保管等の措置を講じなければならない。

2　文書の起案は、次に定めるところにより行わなければならない。

2　合議を受けた事案について、疑義又は異議があるときは、起案課と協議し、なお、その意見が一致しないときは、上司の指揮を受けなければならない。

2　文書主管課長は、条例、規則、訓令、訓及び告示の制定及び改廃について必要があると認めるときは、文書取扱主任に対して適切な処置を講ずるよう要請することができる。

2　前項の規定により公印の押印を受けるに当たっては、当該文書に決裁文書を添付しなければならない。

2　文書を発送しようとするときは、次に定めるところにより、文書主管課長が定める時間までに文書主管課に送付しなければならない。

3　文書主管課における文書の発送は、原則として料金後納扱いとする。ただし、文書主管課長が必要と認めた場合は、この限りでない。

4　文書の発送は、即日行うものとする。ただし、急を要しない発送文書で文書主管課長が定める官公庁等あてのものは、合封して発送することができる。

5　勤務時間外に文書を発送する場合は、文書取扱主任が行うものとする。

2　ファクシミリにより送信ができる文書は、軽易な文書とする。

2　前項の方法により文書を施行する場合は、当該起案文書に「LGWAN施行」と朱書きし、決裁を受けるものとする。

3　前項の決裁後、LGWAN文書を作成のうえ、決裁文書を文書主管課長に提出し、送信を依頼する。

4　前項の規定により送信された文書は、第27条の規定により施行された文書とみなす。

2　文書主管課長は、前項の規定による依頼を受けたときは、電子署名を行うべき当該文書に係る決裁文書と照会審査し、相違がないことを確認して電子署名を行うこと。

3　電子署名を付与するために必要な鍵情報の発行等については、別に定める。

2　文書は、基本分類表及びファイル基準表により分類整理し、完結文書と未完結文書を明確に区分して整理しなければならない。

3　未完結文書は、懸案フォルダー等に収納し、文書取扱主任が指定する場所に整理しなければならない。

4　完結文書は、速やかにキャビネット等のフォルダーに収納保管しなければならない。

5　前項の規定にかかわらず、フォルダーにとじ込むことが適当でないと認められる文書については、バインダー等の適切な用具を使用して整理することができる。

6　同一文書で2以上のフォルダーに関係のあるものは、主たるフォルダーに整理するものとする。

7　文書取扱主任は、毎年3月末日までに、整理保管の区分に従い、文書の置換え及び移換えを行わなければならない。ただし、暦年で処理すべきものと定めたものについては、毎年末に行うものとする。

2　前項の規定にかかわらず、必要があると認めるときは、数年度分(年度ごとに区分することが適当でないものは数年分)の文書をまとめて整理することができる。

2　電磁的記録の保管に当たっては、消滅、改ざん、漏えい等が生じないよう適切に保管しなければならない。

3　電磁的記録は、その効率的な利用に資するため必要なときに直ちに取り出せるようにしておかなければならない。

4　電磁的記録のうち、映像又は音声等が記録された電磁的記録及び光磁気ディスクなどの可搬記憶媒体については、文書取扱主任が指定した保存場所に整理して保管するものとする。

2　文書主管課長は、年度の途中に前項の規定により作成した基本分類表を変更する必要が生じたときは、直ちに当該基本分類表を修正しなければならない。

2　文書取扱主任は、年度の途中に前項の規定により作成したファイル基準表を変更する必要が生じたときは、直ちに当該ファイル基準表を修正しなければならない。

3　文書取扱主任は、第1項の規定によりファイル基準表を作成したときは、その写しを当該年度の4月末日までに文書主管課長に送付しなければならない。

4　文書主管課長は、前項の規定によりファイル基準表の送付を受けたときは、当該ファイル基準表を審査しなければならない。

2　第1類に属する文書は、つぎのとおりとする。

3　第2類に属する文書は、つぎのとおりとする。

4　第3類に属する文書は、つぎのとおりとする。

5　第4類に属する文書は、つぎのとおりとする。

6　第5類に属する文書は、つぎのとおりとする。

2　前項の規定にかかわらず、保管期間が経過した文書のうち特に執務上必要があるものについては、必要な期間、主務課において保管することができる。この場合において、主務課において保管する必要がなくなったときは、速やかに、文書主管課長に引き継がなければならない。

2　前条第1項の規定により提出を受けた文書保存箱カードは、必要な期間、文書主管課において保管し、保存文書の保存台帳及び索引として使用するものとする。

2　書庫内は、常に清潔を保ち、湿気、虫害を防ぎ、喫煙その他一切の火気を用いてはならない。

2　保存期間を満了した文書又は保存中の文書について、必要があるときは、文書取扱主任は、文書主管課長と合議して、決裁を経てその期間を延長又は短縮することができる。

3　廃棄文書で秘密等に属するものは、裁断、溶解、焼却、消去その他適切な方法を講じなければならない。

(施行期日)

1　この訓令は、平成15年9月24日から施行する。

(関係規程の廃止)

2　山辺町保存期限別の簿冊の名称に関する規程(昭和29年町規程第1号)は、廃止する。

(経過措置)

3　この訓令の施行の際、現に保存された文書については、この規程に基づいて保存された文書とみなす。

4　この訓令の施行の際、現に使用されている様式の用紙については、なお、当分の間使用することができる。

この訓令は、平成18年4月1日から施行する。

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

この訓令は、平成19年10月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、平成28年4月1日から施行する。

(経過措置)

2　処分その他の行為又は不作為についての不服申立てであってこの訓令の施行前にされた処分その他の行為又はこの訓令の施行前にされた申請に係る不作為に係るものについては、なお従前の例による。